In der ersten Folge meiner Reihe ‚Das volle Potenzial von Microsoft 365‘ haben wir uns angesehen, wie man mit den integrierten Tools Ordnung im Projektmanagement schafft. Heute tauchen wir tiefer in die persönliche Organisation ein und zeigen, wie Sie Ihren Outlook-Posteingang von einem Stressfaktor in eine effektive Aufgabenzentrale verwandeln.

Der Posteingang: Vom Stressfaktor zur Aufgabenzentrale

Viele Arbeitnehmer betrachten ihren E-Mail-Posteingang als ihre primäre To-do-Liste. Eine ungesunde Gewohnheit, die schnell zu Überforderung führt. Microsoft bietet eine bessere Alternative: die direkte Umwandlung von E-Mails in konkrete Aufgaben, die sofort priorisiert und kategorisiert werden.

Die psychologische Falle der ungefilterten Aufgabenlast und der Zeigarnik-Effekt Der Blick in einen vollen Posteingang sendet Stresssignale an unser Gehirn. Die schiere Menge an unerledigten Anfragen vermittelt das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren. Ein wesentlicher psychologischer Mechanismus, der dabei eine Rolle spielt, ist der Zeigarnik-Effekt. Dieses Phänomen besagt, dass unser Gehirn unerledigte Aufgaben stärker im Gedächtnis behält als abgeschlossene. Die daraus resultierenden, ständig wiederkehrenden Gedanken an unerledigte To-dos verbrauchen wertvolle mentale Energie und führen zu anhaltendem Stress.

So funktioniert die Umstellung: Erfassung, Priorisierung, Kategorisierung

• Aus E-Mail wird Aufgabe: In Outlook können Sie eine E-Mail einfach mit der Maus in die Leiste „Aufgaben“ ziehen oder auf das „Als Aufgabe markieren“-Fähnchen klicken. Die E-Mail wird automatisch in Microsoft To Do als Aufgabe gespeichert. Indem Sie die Aufgabe aus der E-Mail entfernen, signalisieren Sie Ihrem Gehirn, dass ein Plan zur Erledigung existiert. Das unterbricht den Zeigarnik-Effekt, da die „offene Schleife“ geschlossen wird.

• Priorität setzen mit Sternchen: In To Do können Sie Aufgaben, die besonders wichtig oder dringend sind, mit einem Sternchen markieren. Dies löst einen entscheidenden psychologischen Effekt aus: Sie reduzieren die Komplexität auf die wenigen Aufgaben, die wirklich zählen. Ihre Gehirnkapazität wird nicht durch die Masse, sondern durch die Relevanz gesteuert.

• Kategorisieren mit Hashtags oder Tags (durchgängiges System): Sie können Aufgaben in To Do mit Hashtags (z. B. #Projekt_CRMERP, #Marketing) oder Tags kategorisieren. Der entscheidende Vorteil: Diese Kategorien können nahtlos mit den Outlook-Kategorien synchronisiert werden. Das schafft ein durchgängiges System, in dem Aufgaben, E-Mails und Kalendereinträge kontextuell miteinander verknüpft sind.

Die Vorteile von Priorisierung und Kategorisierung

1. Gesteigerte Konzentration: Indem Sie sich auf die wenigen mit Sternchen markierten Aufgaben konzentrieren, eliminieren Sie Ablenkungen und steigern Ihre Effizienz.

1. Reduzierter Stress durch Kontrolle: Priorisierung und Kategorisierung geben Ihnen das Gefühl, die Kontrolle über Ihre Arbeit zurückzuerlangen. Ein geordnetes System schafft Sicherheit und reduziert den Stress, der aus dem Gefühl resultiert, etwas vergessen zu können.

1. Besserer Überblick: Durch die Kategorisierung können Sie Aufgaben schnell filtern und sortieren. So können Sie sich auf einen bestimmten Aufgabenbereich konzentrieren, ohne den Gesamtkontext aus den Augen zu verlieren.

1. Effektive Tagesplanung: Die Funktion „Mein Tag“ in To Do, kombiniert mit Ihrer Priorisierung, wird zu einem mächtigen Werkzeug. Sie wählen jeden Morgen bewusst die wichtigsten Aufgaben aus Ihrer Liste aus und legen den Fokus für den Tag fest.

Zentrale Sammelstelle: To Do als persönlicher Aufgabenmanager Alle Aufgaben, ob aus E-Mails, Planner oder selbst erstellt, landen in Microsoft To Do. Das befreit den Posteingang von seiner ungesunden Doppelfunktion und schafft eine zentrale Sammelstelle. Durch die konsequente Priorisierung und Kategorisierung wird aus dieser Sammlung eine intelligente, handlungsorientierte Aufgabenliste. Sie müssen nicht mehr in unzähligen E-Mails nach ihnen suchen und können sich darauf verlassen, dass alle wichtigen Aufgaben sichtbar und geordnet sind.

Quelle

1. Zeigarnik-Effekt: Eine populärwissenschaftliche Erklärung zum Zeigarnik-Effekt finden Sie in Geo.de.