In diesem Beitrag geht es nicht darum, neue Tools anzuschaffen, sondern das Potenzial der vorhandenen voll auszuschöpfen.

In einer Zeit zunehmender Projektkomplexität ist der richtige Umgang mit Werkzeugen entscheidend. Viele Organisationen kämpfen mit einer unübersichtlichen Toollandschaft und ineffizienten Prozessen. Doch die Lösung liegt oft näher als gedacht – in einer intelligenten Vernetzung der standardmäßigen Microsoft 365-Anwendungen. Ergänzt durch den KI-Assistenten Copilot, können Projekte wie die Einführung eines CRM/ERP-Systems transparenter und effizienter gesteuert werden als je zuvor.

Ein Team, ein Zentrum: Microsoft Teams: Der zentrale Ausgangspunkt einer Projektarbeit ist Microsoft Teams. Hier lässt sich ein gemeinsamer virtueller Arbeitsraum für alle Beteiligten schaffen. Statt Informationen über unzählige E-Mails zu verteilen, kann die Kommunikation in Kanälen strukturiert werden, die den einzelnen Projektphasen folgen. So finden alle relevanten Gespräche im richtigen Kontext statt. Mit Copilot wird dieses Zentrum noch leistungsfähiger: Es kann Besprechungen zusammenfassen und wesentliche Entscheidungen automatisch protokollieren.

Aufgaben visualisieren und steuern mit Planner: Innerhalb von Teams kann Microsoft Planner genutzt werden, um die Aufgaben in den Kanälen sichtbar zu machen. Anstatt in E-Mails nach Zuweisungen und Fristen zu suchen, bietet Planner eine klare visuelle Übersicht über alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Die Arbeit lässt sich in „Buckets“ organisieren, die den Projektphasen entsprechen, um so den Fortschritt jederzeit im Blick zu behalten. Die Integration von Copilot ermöglicht es, Aufgaben, die während einer Besprechung oder in einem Chat besprochen wurden, automatisch zu erfassen und in den Planner zu überführen.

Wissen bündeln in OneNote: Für die Projektdokumentation und als Wissensbasis ist OneNote das ideale Werkzeug. Hier kann der zentrale Projektsteckbrief angelegt werden, der für alle leicht zugänglich ist. Protokolle von Workshops und Jour Fixe werden strukturiert abgelegt und schaffen eine transparente Projekthistorie. Copilot kann dabei helfen, Notizen aus OneNote zusammenzufassen, um schnell die wichtigsten Erkenntnisse zu extrahieren.

Das Lastenheft sicher verwalten mit SharePoint und Word: Ein zentrales Lastenheft ist das Fundament für jedes erfolgreiche Softwareprojekt. Man erstellt es als Word-Dokument in SharePoint (Teams-Dokumente werden im Hintergrund direkt im SharePoint abgelegt). Dort wird jede Änderung versioniert, sodass stets die Kontrolle über die aktuelle Fassung behalten wird. Copilot unterstützt beim Erstellen und Überarbeiten von Textpassagen, sodass die Anforderungsdokumentation schneller fertiggestellt werden kann.

Projektplanung visualisieren mit Excel Online: Für die detailreiche Visualisierung der Projektzeitachse kann auf Excel Online gesetzt werden. Ohne den Kauf teurer Software kann man mit Gantt-Diagramm-Vorlagen eine professionelle Projektplanung erstellen und transparent teilen. Copilot in Excel hilft bei der Datenanalyse und der Erstellung komplexer Formeln, um den Zeitplan zu optimieren.

Datenerfassung und Auswertung mit Forms und Lists: Für die Erfassung von Feedback, sei es von Endanwendern oder aus Testphasen, kann Forms genutzt werden. Die Ergebnisse werden nahtlos in Microsoft Lists überführt und dort ausgewertet. Dies schafft eine systematische Basis für die kontinuierliche Verbesserung des Projekts. Lists kann zudem für Checklisten, Entscheidungsmatrizen oder zur Dokumentation von Lessons Learned genutzt werden. Copilot kann die erfassten Daten analysieren und Trends erkennen, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.

Mein Fazit: Der eigentliche Mehrwert liegt in der intelligenten Verknüpfung dieser Tools. Durch eine durchdachte Nutzung von Microsoft 365 (ab Plan Basic) und die Unterstützung durch Copilot kann Ordnung geschaffen und das Vertrauen sowie die Transparenz im gesamten Projekt gefördert werden. Das Tool-Chaos weicht einer strukturierten und effizienten Arbeitsweise.

Beispiele:

• Einführung eines Warenwirtschafts- oder CRM/ERP-Systems: Es können Teams, Planner, OneNote und SharePoint die gesamte Einführung steuern, von der Anforderungsaufnahme bis zum Go-Live.

• Prozessoptimierung im Unternehmen: Ein Team aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen arbeitet gemeinsam an der Optimierung eines internen Prozesses. Die gesammelten Daten können in Excel analysiert und in Teams diskutiert werden.

• Entwicklung eines neuen Produkts: Ein interdisziplinäres Team (Entwicklung, Marketing, Vertrieb) arbeitet in einem gemeinsamen Teams-Bereich, wo die Anforderungen in OneNote gesammelt und die Aufgaben in Planner verwaltet werden.

• Einführung einer Marketingkampagne: Ein kleines Marketing-Team nutzt Teams für die Kommunikation, Planner für die Aufgabenverwaltung (z.B. Erstellung von Inhalten, Schaltung von Anzeigen) und OneNote für das Brainstorming von Ideen.

• Organisation eines Unternehmensevents: Die Veranstaltungsplanung wird in Planner organisiert. To-Do-Listen können verwendet werden, um den Fortschritt zu verfolgen, und die Dokumente zur Planung werden in Teams abgelegt.

• Onboarding neuer Mitarbeiter: Eine einfache Liste in Teams kann den Onboarding-Prozess abbilden, wobei jeder neue Mitarbeiter den Fortschritt überblicken kann.

Wie navigieren Sie Ihre Projekte durch den Microsoft 365-Dschungel? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren!